Van papier naar digitaal, zo maak je informatie beter toegankelijk

Volle archiefkasten, stoffige ordners en documenten die je net niet kunt vinden. Herkenbaar? Papieren informatie kost veel tijd en zorgt voor frustratie. De stap van papier naar digitaal is meer dan alleen scannen. Het is de basis voor een goede informatiehuishouding. In deze blog lees je hoe je informatie digitaal toegankelijk maakt en welke valkuilen je voorkomt.

Waarom is de overstap naar digitaal zo belangrijk?

• Sneller vinden Je zoekt niet meer in fysieke mappen. Met een paar klikken heb je het juiste document.
• Kosten besparen Je hebt minder kantoorruimte en archiefkasten nodig.
• Voldoen aan wetgeving Denk aan de AVG en voor overheden de Wet open overheid (Woo). Digitale informatie maakt het makkelijker om hieraan te voldoen.
• Veiliger werken Je loopt minder risico op verlies door brand of water. Ook bepaal je beter wie welke informatie mag inzien.

Hoe digitaliseer je je archief in 5 stappen?

1. Inventariseer en schoon op

Bekijk eerst wat je hebt. Niet alles hoeft gedigitaliseerd te worden. Documenten waarvan de bewaartermijn verlopen is, kun je vaak vernietigen.

2. Bepaal de structuur

Bedenk hoe je mappen indeelt en welke kenmerken je aan documenten koppelt. Denk aan datum, klant of type document. Dit heet metadata en zorgt dat je alles snel terugvindt.

3. Scan met tekstherkenning

Gebruik OCR, oftewel tekstherkenning. Zo wordt een scan meer dan een foto. Je kunt dan ook zoeken op woorden in het document.

4. Kies het juiste systeem

Kies een documentmanagementsysteem of cloudplatform dat past bij je organisatie. Let op zoekfuncties, beveiliging en toegangsrechten.

5. Train je medewerkers

Een nieuw systeem werkt alleen als iedereen het gebruikt. Leg uit waarom de verandering nodig is en maak duidelijke afspraken over de nieuwe werkwijze.

Welke valkuilen kom je vaak tegen?

• Scannen zonder structuur Dan krijg je een digitale papierwinkel waarin niemand iets kan vinden.
• Te weinig aandacht voor beveiliging Zorg dat niet iedereen zomaar bij gevoelige informatie kan.
• Weerstand bij medewerkers Betrek collega’s vanaf het begin, zodat ze de voordelen zien.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik documenten bewaren?
Voor de Belastingdienst geldt meestal een bewaarplicht van 7 jaar. Voor gegevens over onroerend goed is dat 10 jaar. Vaak mag je papieren documenten na het scannen vernietigen, maar niet altijd. Check daarom eerst de voorwaarden. Overheden hebben daarnaast te maken met de Archiefwet.

Wat kost het digitaliseren van een archief?
Dat hangt af van de hoeveelheid documenten, de staat van het papier en de gewenste structuur. Een offerte op maat geeft het beste beeld.

Direct aan de slag met een toegankelijk archief?

Een goede digitale informatiehuishouding bespaart tijd, geld en zorgen. Wil je weten hoe jouw organisatie de overstap maakt? Neem vrijblijvend contact op met GMSNL voor een scan van je huidige informatiestromen en advies op maat.