8 tips om je facturen sneller betaald te krijgen

Factureren is niet het leukste wat er is, maar het resultaat is dat natuurlijk wél: betaald krijgen! Het is ook alleen maar logisch: je hebt een dienst of product geleverd en hiervoor moet je vergoed worden. Helaas gebeurt dit niet altijd even correct of snel. Betalingen kunnen schrikbarend lang – soms zelfs definitief –  uitblijven. Daarnaast is het ook best fijn als een klant niet tot de laatste dag van de vervaldatum wacht en je – ja, het kán echt – ruim vóór het einde van de betalingstermijn je geld binnen hebt. Wat kun je als ondernemer doen om je facturen zo vlot mogelijk betaald te krijgen? Lees snel deze tips.

1) Wees duidelijk in je facturatie en afspraken

Je verwacht van je klanten dat ze correct handelen en snel betalen? Geef dan zelf het goede voorbeeld. Maak bijvoorbeeld vooraf duidelijke afspraken over de opdracht en de wijze en termijn van betaling. Maak overzichtelijke facturen en verstuur deze zo snel mogelijk na het voltooien van de opdracht. Dit komt professioneel over en de klant ontvangt je factuur terwijl je nog top of mind bent, wat een snelle betaling bevordert.

2) Hanteer een korte vervaltermijn bij het factureren

Ergens zou je kunnen denken dat een klant gewoon betaalt zodra hij kan, los van termijnen die jij stelt. Zo werkt het helaas niet: mensen zoeken toch graag de grenzen op. Dus zaak is dan om die grens niet te ver te leggen. Zo blijkt bij een vervaltermijn van 7 dagen de factuur na gemiddeld 11 dagen betaald te worden. Maar geef je een klant ruim de tijd, dan zal hij deze ook benutten. Bij een termijn van zowel 14 als 21 dagen, betaalt hij gemiddeld pas na 25 dagen.

3) Voeg een extra betaalmogelijkheid toe

Denk ook eens aan een extra betaalwijze. iDeal- en PayPal-betalingen zijn niet meer uitsluitend mogelijk bij grote bedrijven, ook de kleine ondernemer kan deze betaalmogelijkheid makkelijk aanbieden. Als je gebruikmaakt van een factuurprogramma kun je automatisch een betaallink laten toevoegen aan je facturen. Het blijkt dat facturen die een iDEAL-betaallink bevatten gemiddeld drie keer zo snel betaald worden. En 40 procent van de klanten die deze betaaloptie hebben, betaalt dezelfde dag nog! Zeker de moeite dus om hier werk van te maken.

4) Gebruik E-facturatie

Met elektronisch factureren – e-factureren of e-invoicing – kun je elektronisch facturen versturen en ontvangen. Dit proces verloopt zowel bij jou als de klant automatisch en is daardoor heel efficiënt. Het is de nieuwe standaard en in sommige branches – bijvoorbeeld bij zakendoen met de overheid – zelfs verplicht. De ervaring leert dat e-facturen duidelijk sneller voldaan worden. In vergelijking met een papieren factuur is de winst zelfs een indrukwekkende 7 dagen.

5) Geef betalingskorting bij snelle betaling

Je kunt er niet omheen: money talks. Dacht jij dat het alleen drukte was waardoor jouw factuur niet betaald wordt? Geef dan maar eens een financieel voordeel bij snelle betaling en kijk wat er gebeurt… Grote kans dat je het geld keurig op tijd en zelfs ruim vóór de vervaldatum op je rekening hebt staan.

Als je normale betaaltermijn 14 dagen is, zou je dan bijvoorbeeld bij betaling binnen 7 dagen een korting van 10% aan kunnen bieden.  Als je het onhandig vindt om dit direct op de factuur mee te nemen, kun je de korting overigens ook achteraf verschaffen door middel van het sturen van een creditfactuur.

6) Stuur meteen een betalingsherinnering

Is de betalingstermijn verstreken? Wacht dan niet maar stuur meteen een herinnering. Niet agressief of dwingend, maar gewoon middels een vriendelijke, zakelijke mededeling. Het kan goed zijn dat de klant het oprecht is vergeten of er iets anders begrijpelijks is misgegaan en dan kan een korte herinnering effectief zijn.

7) Ga persoonlijk in gesprek (pak de telefoon!)

Nog beter dan het (alleen) sturen van een herinneringsmail is het aangaan van een persoonlijk gesprek via de telefoon. Het scheelt enorm voor het wederzijds begrip als je een stem bij het verhaal hoort. Vaak is het na een telefonisch gesprek veel sneller opgelost. Je kunt er ook toe besluiten om een face-to-facegesprek te houden met de klant, handig als er bijvoorbeeld veel uitleg nodig is of (nieuwe) afspraken gemaakt moeten worden.

8) Stuur een aanmaning

Loopt het echt de spuigaten uit en weigert de klant te betalen, dan zul je moeten overgaan tot het sturen van een aanmaning. Doe dit zowel via de normale als aangetekende post.